この記事の重要ポイント：

• UPDFを使えばPDFページの挿入・置換・削除・抽出が簡単にできる
• 大容量PDFをメール送信に適したサイズに分割できる
• スキャナで取り込んだPDFの向きを一括修正する方法がわかる
• プレゼン資料作成時間を大幅に短縮できる
• 複数のPDFファイルを効率的に管理するテクニックが身につく

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【2026年版】おすすめPDF編集ソフト5選！失敗しない選び方！目的別7指標で徹底比較PDF編集ソフトは目的により選び方が大きく変わります。本記事では2025年最新のおすすめ5選を、機能・価格・電子署名・OCR精度など7つの項目で徹底比較。最適な1本が見つかります！ ...

UPDFでできるPDF整理の基本機能

UPDFは多機能なPDF編集ソフトですが、特にPDFの整理・分割機能は業務効率化に大きく貢献します。まずは基本的な機能から見ていきましょう。

PDFページの挿入方法

PDFを編集する際、新しいページを挿入したいケースは非常に多いものです。UPDFでは以下の4つの方法でページを挿入できます。

1. ファイルからの挿入

別のPDFファイルから必要なページだけを現在のPDFに追加したい場合、この機能が便利です。操作手順は簡単で、「挿入」メニューから「ファイルから挿入」を選び、追加したいPDFを選択するだけです。ここで全ページを挿入することも、特定のページだけを選んで挿入することも可能です。

2. クリップボードからの挿入

別のアプリケーションで作成した内容をコピーし、そのままPDFに挿入できます。
例えば、Excelの表やウェブサイトの情報など、様々なソースからコンテンツを簡単に取り込めます。

3. 空白ページの挿入

メモやノート用のスペースとして、何も情報が入っていない空白ページを挿入できます。プレゼン資料の途中にメモ用のページを入れたいときなどに便利です。

4. インターリーブ挿入

これは少し高度な機能ですが、偶数ページと奇数ページを交互に挿入できます。両面印刷された文書をスキャンしたものを正しい順序で並べ替える際に非常に役立ちます。

PDFページの置換

既存のページを別のファイルのページと差し替えたい場合、この機能を使います。例えば、古い情報が載ったページを最新情報のページに更新する際などに便利です。ページを選択し、「置換」機能から別のPDFファイルの特定ページと交換できます。

PDFページの削除

不要なページを簡単に削除できるのもUPDFの魅力です。プレゼン資料から不要な詳細情報や、機密情報が含まれるページを削除したい場合に活用できます。複数ページを一度に選択して削除することも可能です。

UPDFのPDF抽出・分割機能

大量のページを含むPDFから必要な部分だけを取り出したり、大きなファイルを扱いやすいサイズに分割したりする機能を見ていきましょう。

PDFページの抽出

膨大なPDFファイルから必要なページだけを抽出して新しいPDFとして保存できます。例えば、100ページの報告書から、プレゼンに必要な5ページだけを抽出するといった使い方ができます。

抽出方法は簡単で、必要なページを選択して「抽出」機能を使うだけです。これにより、元のPDFはそのままに、選択したページだけの新しいPDFファイルが作成されます。

PDFの分割方法

UPDFには3つの異なる分割方法があります。状況に応じて最適な方法を選びましょう。

1. ページ数による分割

PDFを指定したページ数ごとに分割できます。例えば、50ページのPDFを10ページずつの5つのファイルに分割するといった使い方ができます。長い文書を章ごとに分けたい場合などに便利です。

2. ファイルサイズによる分割

これは特にメール送信時に便利な機能です。大きなPDFファイルを指定したサイズに分割できます。例えば、30MBのPDFを10MB以下のファイルに分割して、メール添付の容量制限を回避できます。

メール送信を目的とした分割サイズの目安は以下の通りです：

• 5MB単位: 小さめに送りたいとき。複数ファイルになっても受信側で扱いやすい場合に適しています。
• 10MB単位: 標準的な安全圏。ほとんどのメールサービスで問題なく送受信可能です。
• 15MB単位: Outlookなど20MB制限のサービスを意識する場合の上限目安として使えます。
• 20MB単位: GmailやYahooをフル活用したい場合に選択します。

3. ブックマークによる分割

PDFにブックマーク（目次）が設定されている場合、上位ブックマークを基準に分割できます。例えば、各章ごとにブックマークが設定されたマニュアルを、章ごとに別ファイルとして分割できます。

分割時には出力先フォルダの場所も設定できるので、整理しやすいディレクトリ構造を作ることができます。

PDFの向き調整機能

スキャナで取り込んだPDFの向きが違う場合、UPDFで簡単に修正できます。

左右回転機能の活用法

スキャナで文書を取り込む際、向きが揃っていないことは頻繁に起こります。UPDFでは、「左へ回転」「右へ回転」機能を使って簡単に向きを修正できます。

特に便利なのは、複数ページを同時に選択して一括で向きを修正できる点です。Ctrl+A（コントロール＋A）で全ページを選択すれば、PDFの全ページの向きを一度に変更できます。これにより、スキャンした大量の文書も瞬時に正しい向きに揃えられます。

実践的活用例：UPDFで業務効率化

UPDFの機能を具体的にどう活用できるか、3つの実践例を紹介します。

活用例1：プレゼン資料の最適化

営業部門の田中さんは、100ページを超える製品資料から、商談に必要なページだけを抽出してコンパクトなプレゼン資料を作成しています。以前はパワーポイントにPDFの画像を貼り付けていましたが、UPDFを使うようになってから：

1. 製品カタログPDFから必要な15ページだけを「抽出」機能で取り出す
2. 最新の価格表PDFから2ページを「挿入」機能で追加する
3. 社内用のメモページを「空白ページの挿入」で追加する

これらの作業がわずか5分で完了し、以前の1/3の時間で高品質なプレゼン資料が完成するようになりました。

活用例2：大容量報告書のメール送信

経理部の佐藤さんは、50MBを超える月次報告書PDFを取引先に送信する必要がありました。しかし、取引先のメールサーバーは添付ファイル20MB以内という制限があります。UPDFの「ファイルサイズによる分割」機能を使って：

1. 報告書PDFを15MB単位で分割
2. 自動的に「報告書_1.pdf」「報告書_2.pdf」などと連番が付いたファイルが作成される
3. 分割されたファイルを順番にメール送信

これにより、受信側でもファイル名から順序が分かりやすく、スムーズなコミュニケーションが実現しました。

活用例3：スキャン文書の一括整理

総務部の鈴木さんは、紙の契約書100枚をスキャンしてデジタル保存する作業を担当しています。スキャンの際に向きがバラバラになってしまいましたが、UPDFを使って：

1. 全ページを一度に表示して確認
2. Ctrl+Aで全ページを選択
3. 「右へ回転」機能で一括修正

これにより、以前は1枚ずつ修正していた作業が一瞬で完了し、貴重な業務時間を他の作業に充てられるようになりました。

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まとめ：UPDFで実現するPDF管理の効率化

UPDFのPDF整理・分割機能を活用することで、日常の業務効率が劇的に向上します。特に以下の点が大きなメリットとなります：

• 時間の大幅節約: 従来の方法と比べて作業時間を最大70%削減できます
• 高品質な資料作成: 元のPDFの品質を保ったまま編集できるので、プロフェッショナルな資料が作成できます
• 柔軟なファイル管理: 必要に応じてPDFを分割・結合できるので、状況に合わせた最適なファイル構成が実現します
• ストレスフリーな作業: 直感的な操作で複雑なPDF編集作業が簡単にできます

特に頻繁に活用できるのは、スキャンPDFの向き一括修正、必要ページの抽出によるプレゼン資料作成、大容量PDFの分割によるメール送信の3つの機能です。これらを使いこなすだけでも、日々の業務効率は格段に向上するでしょう。

PDFファイルの管理に悩んでいるなら、UPDFを活用して、より効率的でストレスフリーな文書管理を始めてみませんか？一度使い始めると、「なぜもっと早く導入しなかったのだろう」と感じるほど、業務の流れが変わるはずです。

この記事では、AI搭載のPDF編集アプリUPDFの「編集」機能にフォーカスを当て、活用事例を交えて徹底解説をします。
この記事を読めば、PDFを扱う作業時間の削減と品質アップに役立つはずです。

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この記事の要点を、動画(AI)で解説しています。 通勤中や作業用BGMとして、耳からインプットしたい方はこちらを再生してください。

UPDFの編集機能でできること

UPDFの編集では「テキスト」「画像」「リンク」の編集を行うことができます。

テキストの編集

内容の変更

PDFのテキストの内容を変更することができます。
PDFのみで保存されているファイルは結構あります。
普通の人が使っているPDF閲覧ソフトでは編集が一切できないため、作り直すなど無駄な作業が発生することがあります。
こんな時、UPDFがあればまるでワードを扱うようにテキストの内容を変更することができます。

大きさ、フォント、スタイル、揃え、色の変更

テキストは、大きさ・フォント・太字・イタリック・下線などのスタイルも自由自在に変更することができます。

テキストの追加

新たにテキストを書き込むことも可能です。
やり方は、任意の場所でテキストボックスを作るだけです。

【活用事例】PDFのテキストをコピペする

「メールでもらったPDF資料をワードにコピペしたい」そんな悩みを持ったことがある人は少なくないのではないでしょうか？
UPDFの編集を使えば、テキストをコピーして簡単に貼り付けることができます。

【活用事例】スキャナで読み込んだPDFのテキストをコピペして使う方法

スキャナで読み込んだPDFのテキストは画像として認識されているので、文字を選択することができず、そのままではテキストの部分を選択することができません。

そんな時にはOCR機能を使います。
ツールバーの「ツール」から「OCR」を選択します。
「OCR」を実行することで、文字として認識されてコピペができるようになります。

UPDF AIを活用してより便利に

画質の悪いスキャナで読み込んだPDFはOCR処理を行っても誤った文字で認識されることが頻発します。
例えば、メールアドレスをコピペしようと「‥‥gmail.com」をコピーすると「l（アルファベットのエル）」を「１（数字のイチ）」と認識して「gmai1（数字のイチ）.com」と認識されることが頻繁に起こります。
こんな時には、UPDF AIを活用するのがおすすめです。

UPDFを選び、「gmai1（数字のイチ）.comを適切に修正して」と入力すると、正しく補正をしてくれます。
また、かなり文字化けをしてしまった場合でも、以下のような指示文を出せばほとんどの場合でかなり高い精度で修正をしてくれます。

【活用事例】PDFで配布された書類にテキストを直接入力

PDFで配付された記入が必要な書類は印刷して、手書きで書き込んでいる人がほとんどだと思います。
PDFを印刷して手書きで書いて、それをスキャナで読み取ってPDFに直すという面倒だと思う作業に嫌気がさしてきますよね。
PDFエレメントなら、記入が必要な箇所に自由にテキストボックスを作って直接書き込むことができます。
これで、不要な作業時間を大きく削減しつつ、綺麗に書類を作ることができます

画像の編集

画像の編集

「画像」をクリックし、既存の画像を選択し「回転」「抽出」「トリミング」「置換」「サイズの変更」を行うことができます。

新規画像の貼り付け

「画像」をクリックし、PDFの任意の場所でクリックした後、貼り付けたい画像を指定すると新規で画像を張り付けることができます。

リンクの編集

PDF内にリンクを張ることができます。
PDFを読みながら、必要なWebページを参照したり、関連するページに移動することが容易になります。

Webページへ移動

リンクをクリックし、Webページのタブを選択後、目的のWebページのURLを入力します。

ページへ移動

リンクをクリックし、ページのタブを選択後、目的のページNoを選びます。

【活用事例】リンクを張った手書き用カレンダーを作成する

手書きノートアプリGoodnotesと組み合わせてリンク付きの手書きカレンダーを作ることができます。

カレンダーの各月表示の上からリンクを張る

上記のようなカレンダーの下部にある各月のテキストの上から、一つずつリンクを張っていきます。

Goodnotesに読み込む

PDFをGoodnotesで読み込み、ページを自由に行き来できるリンク付きの手書きカレンダーが無料でできます。

【徹底解説】Goodnotesで実現！紙書類の4大ストレスがすべて解決する驚きの方法 本がたくさん入ったバッグが重たい。 書類をなくしたり、探すことがよくある。 本の中の目的の場所を探すのに時間がかかる。...

2025年リンク付きカレンダー無料配布

今回作成した2025年のリンク付きカレンダーを無料配布します。
下記からダウンロードしてご自由にご利用ください。

2025年カレンダー（リンク付PDF）

1 ファイル 588.53 KB

ダウンロード

まとめ

UPDFの編集機能について解説しました。
機能が非常に充実したUPDFの中でも編集はもっとも使用頻度が高く、うまく使えることで仕事の品質や効率が見違えるほど上がります。

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しかし、PDF編集ソフトを使えば、Wordのように簡単に編集が可能になります。今回、メーカー様よりUPDFをご提供いただき、実際に使用してみました。

UPDFは、ただのPDF編集ソフトではなく、AI機能やOCR、ページ編集、フォーマット変換など、多彩な機能を搭載しています。ところが、機能が多すぎて「どこから手をつければいいかわからない」という方も多いのではないでしょうか？

そこで、本記事ではUPDFの使い方をわかりやすく解説します。この記事を読めば、UPDFを最大限に活用し、仕事の効率と品質を大幅に向上させることができるはずです！

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UPDFとは

UPDFは、Windows・Mac・iOS・Androidに対応したオールインワンのPDF編集ソフトです。1つのライセンスで複数のOSに対応しており、異なるデバイス間でシームレスに利用できるのが大きな特徴です。直感的なインターフェースを持ち、PDFの編集、注釈、変換、署名、圧縮など、さまざまな機能を搭載しています。

さらに、AI機能（UPDF AI）を活用すれば、PDFの要約や翻訳、質問応答が可能になり、文書管理がより効率的になります。また、OCR（光学文字認識）機能により、スキャンPDFを編集可能なテキストに変換できるのも便利なポイントです。

無料版もありますが、一部機能に制限があるため、本格的に活用する場合は有料版がおすすめです。「どのデバイスでも1つのライセンスで使えるコスパの良いPDFソフト」として、Adobe Acrobatの代替を探している人に最適な選択肢です。

UPDFの13個のできること

編集

PDF編集ソフトで一番使用頻度が高い内容が編集です。
UPDFは、まるでワードを扱うかのようにPDFの内容を変更することができます。

直接編集

左のサイドバーから「編集」ボタンをクリックします。
編集したい場所でクリックすると、テキスト自体やフォント、大きさ、スタイル、色などまるでワードのように変更することができます。
テキストボックス内でテキストを追加することも可能です。

テキストを挿入

新規にテキストを挿入する時には、左のサイドバーの編集ボタンを押した後に、上段の「テキスト」を選択します。
任意の場所でクリックすると、テキストボックスが現れてテキストを挿入することができます。

画像を挿入

画像を挿入する場合は、「画像」を選択した後に、任意の場所でクリックします。
挿入したい画像ファイルを選択すると画像を挿入できます。
挿入できるファイル形式は、「JPEG」や「PNG」のような一般的なファイル形式だけではなく「SVG」のようにちょっと特殊な形式も可能です。
また、PDFファイルも画像として貼り付けることも可能です。

リンクの追加

リンクを追加することで、参考になるページに飛ばすことや参考URLに飛ばすことが可能になりユーザーの利便性をあげることができます。

文字修正も画像差し替えも自由自在！UPDFの編集機能を徹底解説! PDFの内容を転記することに嫌気がさして嫌になったことはありませんか。電子化されても、コピペができなかったら紙の方が使いやすいですよね...

ページを整理

必要なページだけを抽出したり、別のPDFを合体させることができるのが「ページの追加」です。

ページ順番の変更

左のサイドバーのページの追加をクリックし、順番を変えたいページをマウスでドラッグすると、自由にページの順番を変更することができます。

挿入

別のPDFファイルを合体させたい時には、まず挿入したいページを選択した状態で、上のツールバーの「挿入」をクリックします。
そして、挿入したいPDFを指定することで、別のPDFを一つにまとめることができます。

抽出

特定のページだけを挿入したい時には、抽出したいページを選択した状態で「抽出」をクリックします。

【実践ガイド】UPDFでPDFを自在に整理・分割！7つの便利機能で時間を大幅節約 PDFでプレゼンをするときに、不要なページがあったり、他のPDFからの情報を入れたいと思うことはありませんか？そんなときに、PDFのス...

PDFを書き出し（別のファイル形式に変換）

PDFファイルをワードやパワーポイント、エクセルなどのファイル形式に変換することができます。
例えば、PDFでもらった一覧表の資料をエクセルに変換することで、今まで手動で転記をしていた作業が完全に不要にすることができます。

OCR

スキャナで読み取ったPDFの書類は、文字を文字データとして認識できていません。
そのため、文字の選択や検索をすることができません。
また、エクセルやワードのファイル形式に変換しても、画像として認識されているため文字を修正することができません。

文字を文字データとして認識できるようにする機能がOCR機能です。
ボタン一つで文字データとして扱うことができるようになります。

注釈

「注釈」はPDFの文書を添削するのに役立つ機能です。
例えば、同僚が作ったPDFの文書の指摘事項のコメントを挿入したり、スタンプを押すなど分かりやすく指摘・修正をすることができます。

フォーム

「フォーム」とは、PDFの文書にチェックボックスを設置したり、指定された部分だけテキストを入力ができるフィールドを設置することができる機能です。

例えば、同僚にフォーム機能を加えたPDFを共有することで、PDFを閲覧するだけではなく、指定した部分にテキストを入力したり、リストボックスから選択することが可能になります。
これをワードやエクセルで行うと、変更されては困る部分まで変更され、レイアウトが崩れてしまいます。その点、PDFで行うことでレイアウトを完全に維持した状態でユーザーが編集することが可能になります。

【業務効率化】UPDFフォーム機能で実現する入力可能PDF作成の完全ガイド！ PDFの書類には、直接書き込みができるものと、そうでないものがあることに疑問を持ったことはありませんか？実は、PDF編集ソフト「UPD...

墨消し

「墨消し」は見せたくない部分を真っ黒のマーカーで目隠しをする機能です。
見せたくない情報だけを完全に見えない状態にしてくれます。

黒い四角の図形で隠すのとどう違うかというと、テキストを認識して文字にピッタリあうように簡単・確実に目隠しすることができます。

一括で墨消し

個人名など隠したいキーワードが決まっている場合に、一括で墨消しをする便利機能があります。
キーワードを検索してから、「墨消し」タブを選択して、「すべてを選択」にチェックを入れて「墨消し」をクリックすると、一瞬で墨消しが完了します。

ページをトリミング

ページの余白の大きさを調整できる機能です。
余白が大きすぎる場合や一部のロゴだけを切り取りたい時などに使えます。

透かし

「sample」「複写」「機密」などの透かし（ウォーターマーク）を簡単に入れることができます。
透かしの内容、色、透明度、数を詳細に設定することができます。

暗号化

PDF文書が第3者によって編集されると困る文書は、暗号化をして保護をする必要があります。

まず、ツールバーの「ファイル」から「パスワードを設定してファイルを保護する」を選択します。

ポップアップで「権限」を選択してパスワードを設定すると、パスワードを入力しないと、PDF編集ソフトを使っても編集できなくなります。

バッチ処理

たくさんのPDFの編集を行う際に、一つ一つの処理をしていると時間がかかってしまいます。
そんな時に便利な機能が「バッチ処理」です。
まず、ツールバーの「ファイル」から「バッチ」を選択します。

一度に行いたい処理を選択して、対象のファイルを選択すれば一括で処理を行うことができます。

一括で行うことができる機能は下表の通りです。

UPDF AI(AI機能）

UPDFでは生成AIを使うことができます。
画面右下の虹色のマークをクリックすると、UPDFガ起動します。

PDFで聞く

右上のタブから「PDFで聞く」を選ぶと、PDFの内容に基づいて、回答をしてくれます。
例えば、資格試験の問題集を解く時は参考書の内容からの回答が必要になります。
「PDFで聞く」では汎用的な内容は省いて、PDFの内容から答えてくれます。
AIは正確でない回答を返すことも珍しくありませんが、質問内容がPDF内に書かれていない内容であれば、PDF内に書かれていないので答えられないと返答され安心して使うことができます。

チャット（汎用的な内容で聞く）

右上のタブから「チャット」を選ぶと、汎用的な内容で回答をしてくれます。
PDFの内容は無視して回答されるので、概念や単語の意味などを知りたいときに役に立ちます。
一般的生成AI（ChatGPTやGemini）と同じと考えて良いです。

要約

要約のボタンをクリックすると、内容を要約してくれます。

翻訳

翻訳のボタンをクリックすると、文面を翻訳してくれます。

マインドマップ

マインドマップとは、中心から枝分かれする放射状の図で、アイデアや情報を視覚的に整理する思考ツールです。
UPDFでは、PDFの内容から自動的にマインドマップを作成できます。

マインドマップのボタンをクリックすると、一瞬でマインドマップが作成され、視覚的に理解しやすくなります。

クラウド機能

UPDFのクラウドに保存するには、ファイルから「UPDFクラウドに保存する」を選択します。
UPDFクラウドに保存をすれば、他のデバイスでも同じ書類が扱えて利便性が飛躍的に高まります。
1つのアカウントで、Windows、Mac、iOS（iPhone・iPad）、Androidすべてが追加料金なしで使用することができるUPDFには嬉しい機能です。

価格

UPDFの特徴は、買い切り版を購入した場合でも、全てのOSで使用できることです。
他のほとんどのPDF編集ソフトでは、それぞれのOSで別々にソフトを購入必要です。

なごむ

複数のOS、デバイス使用を重視する人にUPDFのコスパは最強！

まとめ

UPDFの使い方を解説しました。
PDFは仕事で毎日扱うファイル形式であり、UPDFを活用すれば間違いなく仕事の品質・効率が上がることは間違いありません。
UPDFを使いこなして、ライバルに差をつけてみましょう。

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私自身、記入が必要なPDFが送られてくるたびに不便さを感じていましたが、PDF編集ソフトの「フォーム機能」を使って書き込みができるPDFの作成方法を覚えたことで、まわりの人からも感謝された経験があります。

書き込み可能なPDFは、ユーザーにとって使いやすいだけでなく、レイアウトを崩さずに一貫した書式で管理できるというメリットもあります。

この記事では、UPDFを使って“文字入力ができるPDF”を作る方法をご紹介します。
もう「書き込めないPDF」に悩まされることはありません！

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書き込みできるPDFとできないPDFの違い

書き込みできるPDF

書き込みできるPDFの場合、ハイライト表示されている部分に自由にテキストなどを入力できます。
これらは、PDF編集ソフトを持っていない人を含め誰でも書き込みをすることができます。

書き込みできるPDFの2つのメリット

PDFが書き込みできることには2つのメリットがあります。

書き込みできるPDFはユーザーにとって親切です。
必要な箇所に直接テキストを入力してメールで送るだけで業務が終了します。
綺麗に仕上がるし、作業スピードも圧倒的に早い。

またレイアウトが崩れないことも強みです。
ワードやエクセルの形式の表示だと、テキストなどを書き込むとレイアウトが崩れてしまいます。

また、どのデバイスで見ても同じ表示ができることもメリットです。
ワードやエクセルの場合だと、デバイスによって見え方が大きく変わってしまいます。

書き込みできないPDF

書き込みできないPDFは「閲覧すること」「印刷すること」の2つしかできません。
そのため、記入が必要なPDFの対応方法は2つしかありません。

印刷して手書きをする

一般的なやり方は、PDFを印刷して手書きで記入する方法です。
工程はこんな感じです。

工程が多すぎて時間がかかるし、印刷する紙・印刷代も勿体無い。
そして、手書きで見た目も悪くて、相手も読みにくいと何ひとついいことはありません。

なごむ

不毛な作業だー。

PDF編集ソフトの「編集機能」のテキストボックスで記入

UPDFのようなPDF編集ソフトがあれば、必要な部分にテキストボックスを作り直接入力することができます。
この方法だと、見た目は綺麗だし、工程もシンプルで素早く対応できます。
しかしながら、この方法にも2つのデメリットがあります。

まず、PDF編集ソフトを持っている人が少ない問題があります。
また、会社の規定で勝手にソフトを入れることができない事情を持っている人もいると思われます。
2つ目に、テキストボックスを自分で配置する必要があることです。
細かく分かれているフォーマットだと、自分でテキストボックスを配置するのが地味に面倒です。

UPDFのフォーム機能とは

UPDFのフォーム機能とは、PDFに書き込み可能なフィールドなどを追加できる機能です。
この機能を使えば、書き込みができないPDFでを書き込みできるPDFに作りかえることができます。

フォーム機能はテキストだけではなく、チェックボックスやドロップダウンなど様々なオプションが用意され、うまく活用することでよりユーザーフレンドリーなフォーマットを作ることができます。

テキストフィールド

最も使用頻度が高いフォーム機能です。
決められた場所にテキストを入力できるPDFフォーマットを作ることができます。
フィールドをダブルクリックすることで、右サイドのプロパティパネルに、フォントや文字大きさの設定を行うことができます。

チェックボックス

選択肢から選ぶフィールドです。
チェック項目は複数選ぶことが可能です。

プレビューの使い方

UPDFのフォーム機能の編集画面は上記のようなタグがついています。
実際にチェックボックスが作動するかどうかを確かめるには「プレビュー」を有効にする必要があります。
これは、チェックボックスに限らず全てのフォームの機能が同様です。

ラジオボタン

選択肢から選ぶフィールドです。
チェックボックスと見た目はそっくりですが、仕様が違います。
チェックボックスは1つの項目にいくつでもチェックを入れることができますが、ラジオボタンは1つの項目につき1つのチェックに限定をしています。

ドロップダウン

用意されている選択肢から選択をできる機能です。
回答に揺れが考えられる場合には、用意している選択肢から選ぶことでユーザーにとっても管理者にとっても使いやすいフォーマットになります。

フォームボックスをダブルクリックしてプロパティパネルから選択肢を追加することで選択肢を追加することができます。

リストボックス

リストボックスは、複数の選択肢を一覧表示し選択できる形式です。
ドロップダウンににていますが、ドロップダウンは普段隠れている箇所から選択するのに対して、リストボックスは表示されている選択肢から選ぶ違いがあります。
また、ドロップダウンは1つしか選択できませんが、リストボックスは複数選択することも可能です。
フォームボックスをダブルクリックしてプロパティパネルから選択肢を追加することで選択肢を追加することができます。

ボタン

フォームは、アクションを設定するときに便利なフォームです。
例えば、「指定したページに移動する」「指定したファイルを開く」などのアクションをボタンを押すことで可能になります。
また、どのような時にそのアクションが発動するかのトリガーを決めることも可能です。

画像フィールド

画像の貼り付け場所を指定することができます。

日付フィールド

クリックすると、カレンダーが現れて日付を規定の表示で記載することができます。

デジタル署名

サインなどのデジタル署名のフォームです。

フォームフィールド認識

これらのフォーム機能は便利ですが、数が多くなると正直面倒です。
こんなときに便利な機能が「フォームフィールド認識」です。

フォーマットをUPDFが自動的に認識をして、フォームが必要だと思われる箇所に自動的にフォームを配置してくれます。
もちろん、フォームの幅など微調整が必要な場合もありますが最初からフォームを一つ一つ作り込むことに比べるとはるかに短時間で、記載できるPDFフォーマットを作成することができます。

【活用事例】官公庁のPDFを直接書き込めるフォーマットに修正する

官公庁のPDFには、直接書き込むことができないPDFが非常にたくさんあります。
今回使った、労働災害に関するPDFも書き込みすることは不可で、印刷をして手書きをさせる仕様になっています。

「フォームフィールド認識」で記入必要箇所を一瞬で配置

このフォーマットは、「名前」「生年月日」など細かい項目があり、一つ一つにテキストフィールド等を配置するのは時間がかかります。
そんな時に「フォームフィールド認識」を使えば、フィールドが必要だと思われる場所に自動的にフィールドが配置されます。

なごむ

かなりの時短になります。

細かい箇所を手動で修正する

フォームフィールド認識は完璧ではありません。
１行×５行あるところが、１行の大きなテキストフィールドで認識されているなど、そのままだと不都合な部分が出てきます。
そのような箇所のみ手動で修正を行います。

会社内で共有ファイルとして使う

一度フォームとして作ったファイルは、自分だけで使うのではなく会社内の他の人と共有することで効率化が促進されます。
フォームで作った資料は、誰が作っても同じフォーマットで統一でき管理もやりやすいです。

ワードやエクセルに変換してはダメなのか？

UPDFのようなPDF編集ソフトで、ワードやエクセルに変換させた方が使いやすいのでは？と思われた方もいたかもしれません。

結論として、ワードやエクセルに変換させるのはお勧めできません。
なぜなら、レイアウトが崩れてしまう部分が出てきてしまうためです。
特に官公庁の提出物は、定型書類でレイアウト変更は一切認められません。
そのため、PDFの形式で、誰でも入力できる形式にすることが重要です。

まとめ

UPDFのフォーム機能について解説をしました。
フォーム機能は、編集機能に比べると一見地味な機能ですが、フォーマット作りに非常に有効なツールです。
フォーマットは一度作ってしまえば、長期に渡ってユーザー、管理者に恩恵をもたらしてくれるので、ぜひともマスターしたい機能です。
UPDFでは、「フォームフィールド」によって記入必要箇所を自動認識してくれるため、簡単・短時間に記入可能なPDFを作成することが可能です。
みんなが役立つPDFを作って、もっと仕事を楽にしていきましょう。

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